Política de Segregação de Recursos, Controles Financeiros e Conciliação

EPHRA TECNOLOGIA EM PAGAMENTOS LTDA

Versão: 1.0

1. Objetivo

A presente Política tem por objetivo estabelecer as diretrizes adotadas pela EPHRA TECNOLOGIA EM PAGAMENTOS LTDA para assegurar a adequada segregação de recursos financeiros, definir responsabilidades internas, disciplinar os procedimentos de conciliação financeira e fortalecer os controles internos relacionados às operações desenvolvidas pela empresa.

Esta Política visa garantir a integridade dos processos financeiros, reduzir riscos operacionais, prevenir conflitos patrimoniais e assegurar transparência nas operações realizadas.

2. Abrangência

Esta Política aplica-se a:

• Sócios;

• Administradores;

• Colaboradores;

• Prestadores de serviços;

• Terceiros que atuem em processos financeiros ou operacionais da EPHRA.

3. Princípios

A EPHRA observará permanentemente os seguintes princípios:

• segregação entre recursos próprios e valores de terceiros;

• rastreabilidade das operações;

• transparência;

• integridade dos registros financeiros;

• responsabilidade individual pelas atividades executadas;

• segregação de funções;

• prevenção de fraudes;

• conformidade regulatória.

4. Segregação de Recursos

A EPHRA não realiza a custódia de recursos de clientes nem mantém contas de pagamento em nome de usuários finais.

Quando houver fluxo financeiro relacionado às operações comerciais desenvolvidas pela empresa, este ocorrerá exclusivamente conforme o modelo operacional contratado com parceiros financeiros, adquirentes, subadquirentes, instituições de pagamento ou instituições financeiras responsáveis pela liquidação financeira das transações.

Os recursos próprios da empresa permanecem contabilmente segregados das receitas decorrentes da prestação de serviços e de quaisquer valores de terceiros eventualmente envolvidos na operação.

Em nenhuma hipótese colaboradores poderão movimentar recursos de clientes em contas bancárias particulares ou manter valores pertencentes a terceiros fora dos canais oficialmente autorizados.

5. Controles Financeiros

A EPHRA mantém procedimentos internos destinados a assegurar o adequado controle das movimentações financeiras.

Dentre os principais controles adotados destacam-se:

• conferência diária das movimentações financeiras;

• controle das receitas provenientes da prestação de serviços;

• conciliação entre extratos bancários, documentos fiscais e registros internos;

• conferência das liquidações realizadas pelos parceiros financeiros;

• controle dos pagamentos efetuados pela empresa;

• registro documental das operações relevantes;

• acompanhamento das contas bancárias corporativas.

Todos os registros financeiros permanecem arquivados pelo prazo legal aplicável.

6. Conciliação Financeira

Os processos de conciliação possuem como finalidade identificar inconsistências entre:

• valores liquidados;

• registros internos;

• extratos bancários;

• documentos fiscais;

• pagamentos realizados;

• recebimentos efetuados.

Sempre que identificada qualquer divergência, será aberta análise interna para apuração da origem da inconsistência e adoção das medidas corretivas cabíveis.

7. Segregação de Funções

A EPHRA busca manter segregação entre as atividades de:

• autorização de pagamentos;

• execução financeira;

• conferência;

• conciliação;

• aprovação administrativa.

Sempre que possível, atividades críticas são executadas por pessoas distintas, reduzindo riscos operacionais e conflitos de interesse.

8. Responsabilidades

Administração

Compete à Administração:

• supervisionar os controles financeiros;

• aprovar pagamentos estratégicos;

• acompanhar riscos financeiros;

• garantir a observância desta Política.

Financeiro

Compete ao responsável financeiro:

• executar conciliações;

• conferir documentos;

• controlar pagamentos;

• manter registros atualizados;

• comunicar inconsistências.

Compliance/Jurídico

Compete ao Compliance:

• acompanhar a aderência desta Política;

• recomendar melhorias;

• apoiar auditorias;

• orientar quanto às obrigações legais e regulatórias.

Colaboradores

Todos os colaboradores deverão:

• observar esta Política;

• comunicar irregularidades;

• preservar registros;

• colaborar com processos de auditoria.

9. Monitoramento

Os controles previstos nesta Política serão objeto de acompanhamento periódico pela Administração, podendo ser revisados sempre que houver:

• alteração operacional relevante;

• mudança regulatória;

• identificação de riscos;

• recomendação de auditoria;

• implementação de novos produtos ou serviços.

10. Auditoria e Registros

A EPHRA poderá realizar auditorias internas sobre seus processos financeiros, com o objetivo de verificar a efetividade dos controles estabelecidos nesta Política.

Toda documentação relacionada às movimentações financeiras, conciliações e registros contábeis será mantida organizada e disponível para apresentação aos órgãos competentes, parceiros comerciais ou auditores, quando aplicável.

11. Descumprimento

O descumprimento desta Política poderá ensejar a adoção das medidas administrativas, contratuais e legais cabíveis, sem prejuízo da responsabilização civil, administrativa ou criminal, quando aplicável.

12. Revisão

Esta Política será revisada, no mínimo, uma vez por ano ou sempre que houver alterações relevantes nas operações, na estrutura organizacional, na legislação aplicável ou nas exigências de parceiros comerciais e instituições financeiras.

13. Disposições Finais

Esta Política entra em vigor na data de sua aprovação pela Administração da EPHRA TECNOLOGIA EM PAGAMENTOS LTDA e deverá ser observada por todos os colaboradores, administradores e terceiros envolvidos nas atividades abrangidas por este documento.

EPHRA TECNOLOGIA EM PAGAMENTOS LTDA
CNPJ nº 65.289.668/0001-46